충청광역연합의회 규정 제 2 호

충청광역연합의회 회의록 규정

제1장 총칙

제1조(목적) 이 규정은 충청광역연합의회 회의록의 작성·발간·보존·열람·복사·공개 등에 관하여 필요한 사항을 규정함을 목적으로 한다.

제2조(정의) 이 규정에 사용하는 용어의 뜻은 다음과 같다.

1. “임시회의록”이란 회의내용의 신속한 파악과 자구정정 및 이의 신청 접수 등을 위하여 배부회의록 발간 이전에 임시로 충청광역연합의회 누리집(이하 “누리집”이라 한다)에 게재하는 회의록을 말한다.

2. “배부회의록”이란 「충청광역연합의회 회의규칙」(이하 “규칙”이라 한다) 제48조제1항의 단서에 따라 공개하지 않는 부분을 제외한 일반에게 공개하는 회의록을 말한다.

3. “전자회의록”이란 PDF나 HWP확장자 등 전자적 형태로 하드디스크 혹은 인터넷에 저장되거나 게재된 회의록을 말한다.

4. “비공개회의록”이란 「지방자치법」(이하 “법”이라 한다) 제75조제1항 단서 및 제84조제4항 단서, 「지방자치법 시행령」(이하 “시행령”이라 한다) 제47조제1항 및 제51조 단서 규정 등에 따라 공개하지 아니한 회의에 관한 사항을 게재한 회의록을 말한다.

5. “보존회의록”이란 비공개회의록을 포함하여 법 제84조제2항 및 규칙 제46조제1항 또는 제63조제3항의 규정에 따라 서명·날인한 후에 영구 보존하는 회의록을 말한다.

6. “참고문서”란 발언의원이 그 발언의 참고를 위하여 회의록에 게재하는 문서를 말한다.

제2장 회의록의 작성

제3조(회의록의 작성·발간) ① 회의록은 차수별로 작성·발간하는 것을 원칙으로 한다. 다만, 한 차수의 회의록을 작성하지 아니한 경우 다음 차수의 회의록 제명 아래에 그 사유를 기재한다.

② 회의록에는 필요에 따라 다음 각 호의 유인물을 부록으로 작성·발간할 수 있다.

1. 제반 보고사항

2. 서면질문과 답변서

3. 의원의 발언보충서

4. 그 밖에 부록으로 게재할 필요가 있는 참고문서 등

③ 규칙 제59조의 규정에 따른 연석회의의 회의록은 안건 소관 위원회의 회의록으로 발간하되 표지에 관련 위원회를 함께 기재한다.

④ 「충청광역연합의회 기본 조례」 제32조의 규정에 따라 구성된 특별위원회의 회의록은 그 특별위원회가 존속하는 동안 회기에 관계 없이 일련차수로 작성·발간한다.

⑤ 행정사무감사 및 조사 회의록은 피감사기관별로 작성·발간한다.

제4조(의사일정 등의 기재) ① 회의록의 첫장에는 회의명, 차수, 날짜, 장소, 의사일정과 상정된 안건명을 기재한다.

② 상정된 안건명에는 제출자·대표발의자 혹은 제의자와 의안번호를 함께 표기한다.

③ 개의·정회·속개·산회시간 및 안건이 상정된 시간을 24시간제를 기준으로 표기한다. 단, 안건은 상정 시간을 생략하더라도 알 수 있는 경우 생략할 수 있다.

제5조(발언 등의 기재) ① 의사는 발언 그대로 기록하는 것을 원칙으로 한다.

② 필요한 경우 회의장 상황 등도 기록할 수 있다.

③ 의장 또는 위원장(이하 “의장 등”이라 한다)의 허가를 받지 아니한 발언이나 발언자를 확인할 수 없는 발언도 의제와 관련 있는 경우에는 이를 기재한다.

④ 발언시간 초과로 마이크가 중단된 후 계속하여 발언한 부분도 기재한다.

⑤ 발언시간 초과로 발언을 마치지 못한 부분을 회의록에 게재하고자 하는 경우에는 별지 제1호 서식에 따른 신청서를 의장에게 제출하여야 한다.

⑥ 장내소란 등으로 청취가 불가능한 부분은 “(청취불능)”이라 표기한다. 이 경우 의장 등에게 회의경과 및 의사결정사항 등을 확인하여 기재할 수 있다.

⑦ 개의된 이후에 기록을 개시한 경우에는 개의시간과 회의경과 및 의사결정사항 등을 의장 등에게 확인하여 기재한다.

⑧ 법조문·숫자 등 명백한 사실을 잘못 발언하여 발언 취지가 왜곡되는 등의 문제가 있을 경우 이를 정정하여 기재할 수 있다.

⑨ 발언이 불필요하게 중복되거나 지나치게 생략되어 발언의 해석을 어렵게 하는 등의 문제가 있을 경우 이를 적절히 수정하여 기재할 수 있다.

⑩ 의장 등이 기록중지를 명한 경우 기록을 중지한 동안의 발언은 기재하지 아니한다.

제6조(발언내용의 불게재) ① 규칙 제48조제1항 단서의 규정에 따라 의장이 게재하지 아니하기로 한 부분은 보존회의록을 제외한 공개되는 회의록에는 게재하지 아니한다.

② 발언자가 본인의 발언내용을 배부회의록에 게재하지 아니하고자 하는 경우에는 별지 제2호 서식에 따른 신청서를 의장에게 제출하여야 한다.

③ 발언내용이 규칙 제48조제1항 단서의 규정에 해당하는지 여부는 「공공기관의 정보공개에 관한 법률」 제9조에 따라 판단한다.

제7조(출석상황 등의 기재) 산회시간 표기 다음에는 출석의원 수 및 성명, 출석공무원, 표결 결과 및 찬반의원 성명 등을 순서대로 기재한다.

제8조(표결상황의 기재) 표결을 한 경우에는 표결방법에 따라 다음 각 호의 상황을 회의록에 기재한다.

1. 전자·기명·호명투표의 투표결과 및 찬성·반대의원 성명

2. 무기명투표(전자투표방식에 의한 무기명투표를 포함한다)의 투표결과

3. 기립표결의 투표결과 및 찬성·반대의원 성명

4. 거수표결의 투표결과 및 찬성·반대의원 성명

제9조(참고문서 등의 게재) ① 의원이 규칙 제45조제1항제13호 및 제14호의 규정에 따른 사항 또는 위원이 제63조제1항제11호의 규정에 따른 사항을 회의록에 게재하고자 하는 경우에는 별지 제3호 서식에 따른 요구서를 의장 등에게 제출하여야 한다.

② 제1항에 따른 요구서의 제출기한은 회의록 공표 후 5일 이내로 한다.

③ 유인물 등에 의한 보고·설명 등 유인물의 게재가 필요한 경우에는 유인물을 게재할 수 있다.

제10조(자구의 정정) ① 발언자가 규칙 제47조의 규정에 따라 자구를 정정하고자 하는 경우에는 별지 제4호 서식에 따른 요구서를 의장에게 제출하여야 한다.

② 자구의 정정은 발언의 취지를 변경하지 아니하는 범위 안에서 다음 각 호의 경우에 한하여 할 수 있다.

1. 법조문·숫자 등을 착오로 잘못 발언한 경우

2. 특정 어휘를 유사 어휘로 변경하는 경우

3. 간단한 앞뒤 문구를 변경하는 경우

4. 기록의 착오나 오탈자가 있는 경우

③ 자구 정정 신청이 인용되면 그 내용을 전자회의록 및 보존회의록에 정정하여 기재한다.

④ 제1항에 따른 요구서의 제출기한은 회의록 공표 후 5일 이내로 한다.

제3장 회의록의 공개 및 보존

제11조(회의록의 배부·공표) ① 배부회의록은 특별한 사유가 없는 한 회기 종료 후 30일 이내에 누리집에 등록하여 일반에게 공표한다.

② 배부회의록을 누리집에 공표 후 그 사실을 의원 및 연합장 등에 통지함으로써 법 제84조제3항의 통보 및 제4항의 배부에 갈음한다.

제12조(회의록의 보존) ① 보존회의록은 법 제84조제2항 등의 규정에 따른 의장 등의 서명·날인과 함께 회기별로 보존·관리한다.

② 보존 방법은 규칙 제46조제2항에 따라 전자적인 형태로 회기별·회의별·차수별로 구분하여 내부 행정망에 보존한다.

제13조(회의록 서명·날인) ① 법 제84조제2항 등에 따른 의장 등의 서명·날인은 별도의 문서에 받아 회의록에 첨부한다.

② 서명·날인한 문서는 전자적 형태로 회의록과 같이 보존하고, 원본은 연도별로 편철하여 별도로 보존·관리한다.

제14조(회의록의 열람·복사) ① 회의록의 열람·복사는 누리집에 게재된 내용을 활용하는 것으로 한다.

② 의원이 비공개회의록을 열람하고자 하는 경우 별지 제5호 서식에 따른 요구서를 의장에게 제출하여야 한다.

③ 의원 또는 발언자가 발간 전의 회의록 원고를 열람·복사하고자 할 때에는 별지 제6호 서식에 의한 신청서를 의장에게 제출해야 하며, 의장은 제7조제3항의 사항 등을 고려하여 열람·복사를 허가할 수 있다.

제15조(신청서 접수·처리) ① 본회의 회의록 관련 신청서는 의장에게 신청하고, 위원회 회의록 관련 신청서는 위원장에게 신청한다. 다만, 위원장 임기 만료 또는 기타 부득이한 사유가 있을 경우 의장에게 신청할 수 있다.

② 의장 등이 관련법령에 따라 신청을 불허할 경우에는 신청자에게 곧바로 알려야 한다.

③ 신청서 처리 기한은 접수일부터 14일 이내로 한다.

부      칙

이 규정은 발령한 날부터 시행한다.

[별지 제1호 서식]

회의록 게재 신청서

(발언을 마치지 못한 부분)

제 회 충청광역연합의회( 회) 제 차	본 회 의

(20  .  .  .) 회의록에 「충청광역연합의회 회의규칙」제32조제1항의 규정에 의하여 시간제한으로 발언을 마치지 못한 붙임의 내용을 게재하고자 하오니 허가하여 주시기 바랍니다.

20   .   .   .

신 청 인        (서명 또는 인)

충청광역연합의회의장   귀하

[별지 제2호 서식]

배부회의록 중 불게재 신청서

제 회 충청광역연합의회(회) 제 차	본회의

제 회 충청광역연합의회( 회) 제 차	위원회

(20  .  .  .) 회의록에 「충청광역연합의회 회의규칙」제48조제1항 단서의 규정에 의하여 붙임에 표시된 내용을 배부회의록에 불게재하고자 하오니 허가하여 주시기 바랍니다.

20   .   .   .

신 청 인        (서명 또는 인)

충청광역연합의회의장 귀하

[별지 제3호 서식]

발언보충서·참고문서 게재 신청서

제 회 충청광역연합의회( 회) 제 차	본회의

제 회 충청광역연합의회( 회) 제 차	위원회

(20  .  .  .) 회의록에 「충청광역연합의회 회의규칙」제45조제1항제13호, 제14호 및 제63조제1항제11호의 규정에 의하여 붙임의 내용과 같이 발언보충서·참고문서를 게재하고자 하오니 허가하여 주시기 바랍니다.

20   .   .   .

신 청 인        (서명 또는 인)

충청광역연합의회의장 귀하

[별지 제4호 서식]

자구정정 요구서

제 회 충청광역연합의회( 회) 제 차	본회의

제 회 충청광역연합의회( 회) 제 차	위원회

(20  .  .  .) 회의록에 「충청광역연합의회 회의규칙」제47조제1항의 규정에 의하여 붙임의 내용과 같이 자구정정을 하고자 하오니 허가하여 주시기 바랍니다.

20   .   .   .

신 청 인       (서명 또는 인)

충청광역연합의회의장 귀하

[별지 제5호 서식]

비공개회의록 열람요구서

제 회 충청광역연합의회( 회) 제 차	본회의

제 회 충청광역연합의회( 회) 제 차	위원회

(20  .  .  .) 비공개회의록을「충청광역연합의회 회의규칙」제48조제2항의 규정에 의하여 열람하고자 하오니 허가하여 주시기 바랍니다.

20   .   .   .

신 청 인        (서명 또는 인)

충청광역연합의회의장  귀하

[별지 제6호 서식]

회의록 열람·복사신청서

제 회 충청광역연합의회( 회) 제 차	본회의

제 회 충청광역연합의회( 회) 제 차	위원회

(20  .  .  .) 회의록을「충청광역연합의회 회의록 규정」제14조제3항의 규정에 의하여 열람·복사하고자 하오니 허가하여 주시기 바랍니다.

20   .   .   .

신 청 인        (서명 또는 인)

충청광역연합의회의장  귀하